Cómo utilizar la inteligencia artificial para automatizar tareas [Guía definitiva 2024]

Publicado el 28 diciembre, 2023 por Jon Rivas.  / 1 Comentario

Bienvenido a la guía definitiva sobre cómo utilizar la inteligencia artificial para automatizar tareas en 2024. Descubre conmigo las estrategias, tendencias y ejemplos prácticos para potenciar la eficiencia en tu empresa. Antes de comenzar, quiero aclarar que este artículo está 100% orientado al entorno corporativo, y sobre todo, al mercado b2b, y en responder a la cuestión sobre cómo automatizar tareas con inteligencia artificial en dichos ámbitos.

Al final del artículo, tendrás la opción de descargar la guía en formato PDF para que puedas llevártela contigo a cualquier sitio, completamente gratis. ¿Aprendemos juntos sobre la IA y la automatización de procesos? Vamos a ello.

Automatización de procesos B2B

Automatizar tareas con inteligencia artificial especialmente en el contexto B2B, es clave para mejorar la eficiencia y la productividad. Por mi experiencia como consultor, en todos estos años de experiencia he visto las bondades y beneficios de la automatización de ciertas tareas repetitivas, y cómo ayuda a las empresas a optimizar multitud de áreas. No obstante, automatizar tiene su parte no tan «bonita», y también hay que hablar de ellos.

A continuación, exploraremos las ventajas y desventajas de implementar estrategias de automatización en este entorno.

Ventajas de la automatización de procesos en B2B

• Mejora de la eficiencia operativa: La automatización agiliza las operaciones diarias, reduciendo los tiempos de ejecución y mejorando la eficiencia general. Y el tiempo, como bien sabemos, es dinero.
• Optimización de recursos y reducción de costos: Permite una asignación más eficiente de recursos y una disminución de los costos operativos, una vez más.
• Minimización de errores humanos: Garantiza una consistencia y precisión mejoradas en todas las etapas del proceso, reduciendo errores potenciales. Sobre todo en tareas anodinas y repetitivas, en las que el factor humano siempre es clave.
• Facilita la toma de decisiones basada en datos: Permite a las empresas adoptar enfoques más informados y estratégicos al facilitar el acceso y análisis de datos relevantes.
• Capacita a las empresas con tiempo de calidad: Despeja del «horizonte de sucesos» múltiples tareas y procesos que ya no necesitarán más control o supervisión, con lo que la empresa puede centrar esfuerzos en áreas más importantes como el I+D+I.

Desventajas de la Automatización B2B

• Complejidad en la planificación estratégica: Requiere una comprensión profunda de los procesos existentes y su integración con soluciones de automatización. No es fácil llegar a la solución óptima, y requiere de un proceso de reflexión amplio y basado en datos.
• Necesidad de una inversión inicial significativa: Implica inversiones considerables en tecnología y formación para una implementación exitosa, siempre y cuando dicha automatización se aplique en procesos estratégicos o verdaderamente importantes a nivel corporativo.
• Posible resistencia cultural y organizativa: La introducción de cambios puede encontrar oposición dentro de la organización. La llamada «resistencia del usuario», que en este caso vendrá del lado del trabajador que debe adaptar su manera de operar. Es muy difícil que esto no ocurra en una empresa, pero se puede atajar con un buen plan de formación y comunicación interna.
• Requiere una estrategia sólida: Destaca la importancia de desarrollar una estrategia que alinee la automatización con los objetivos empresariales. Por ello,

Automatizar por automatizar, no sirve de nada. Para automatizar, hay que reflexionar, descartar, elegir y planificar. Y ese proceso es crucial para el éxito de la implementación.

Jon Rivas

Tendencias en Automatización Empresarial

La automatización empresarial evoluciona constantemente, y comprender las tendencias actuales es esencial para mantenerse a la vanguardia en la optimización de procesos. A continuación, exploraremos seis tendencias destacadas de automatización empresarial (2024), que marcan la pauta en la automatización de tareas B2B, con un enfoque especial en la inteligencia artificial.

Automatización Robótica de Procesos (RPA)

La RPA está en aumento, con robots de software que imitan las acciones humanas para realizar tareas repetitivas. En el contexto B2B, esto significa la automatización de procesos rutinarios, liberando a los empleados para tareas más estratégicas.

Integración de Chatbots y Asistentes Virtuales

Los chatbots y asistentes virtuales impulsados por inteligencia artificial están transformando la interacción con clientes y socios comerciales. En B2B, la automatización de respuestas a consultas comunes agiliza las comunicaciones y mejora la experiencia del cliente. En esto, desde Caronte Web Studio, os podemos echar una mano para implementar chatbots propios, e incluso tenemos especialización en algunos sectores, como en la venta de coches online (automoción).

Analítica Predictiva para la Toma de Decisiones

La integración de analítica predictiva en la automatización permite anticipar patrones y tendencias. En el ámbito B2B, esto facilita la toma de decisiones estratégicas, pero siempre basadas en datos empíricos, y contribuye a la eficiencia operativa.

Automatización Basada en Eventos (EBA)

La EBA utiliza eventos específicos para activar y dirigir procesos automatizados. En el entorno B2B, esto significa una respuesta inmediata a cambios en el mercado, oportunidades de venta o cualquier otro evento relevante. Un poco más adelante veremos ejemplos con una herramienta que utilizamos a diario con nuestros clientes, llamada Zapier.

Machine Learning y Optimización Continua

El machine learning permite la adaptación y mejora continua de los procesos de automatización. En el B2B, esto se traduce en una optimización constante de flujos de trabajo, personalización de estrategias y una respuesta ágil a cambios en el entorno empresarial.

Automatizar tareas con inteligencia artificial

La inteligencia artificial (IA) emerge como un maremoto desde los últimos meses, en la automatización empresarial. Su capacidad para imitar el pensamiento humano, aprender de datos y adaptarse a situaciones cambiantes la convierte en una herramienta poderosa para optimizar procesos en el ámbito B2B. Es tan importante este punto, que lo desarrolló en mayor profundidad en el siguiente apartado.

¿Cómo automatizar tareas con inteligencia artificial?

¿Cómo usar inteligencia artificial en la automatización de procesos empresariales?:

En el contexto de la automatización empresarial, la IA se manifiesta de diversas formas:

Procesamiento de Lenguaje Natural (NLP)

Los sistemas de NLP permiten a las empresas automatizar la comprensión y generación de texto. En el B2B, esto se traduce en la automatización de tareas como la revisión de contratos, la extracción de información clave de documentos y la mejora de la comunicación escrita. Y eso, amigos, son solo algunos ejemplos.

¿Te imaginas poder procesar tus e-mails con herramientas de inteligencia artificial? Con ello, puedes clasificar los mails, etiquetarlos, enviarlos a SPAM, o incluso… ¡Responderlos de manera automatizada y personalizada!

Toma de Decisiones Inteligentes

Los algoritmos de aprendizaje automático permiten que los sistemas de automatización tomen decisiones inteligentes basadas en datos. Esto es especialmente útil en el ámbito B2B, donde la toma de decisiones estratégicas requiere análisis profundos y adaptación continua a las condiciones del mercado.

Automatización Predictiva

La capacidad de prever patrones y tendencias a través del machine learning permite la automatización predictiva. En el B2B, esto se traduce en la anticipación de demandas del mercado, la identificación proactiva de oportunidades y la mitigación de riesgos.

Por ejemplo, en el sector de la agricultura, la automatización predictiva sirve para conocer el mejor momento para la siembra, contra qué plagas hay que pelear en un determinado momento (y elegir los mejores productos fitosanitarios para ello), o qué volumen de cosecha se puede esperar un año. Casi nada, ¿eh?

Mejora Continua mediante el Aprendizaje Automático

La IA, impulsada por el aprendizaje automático, facilita la mejora continua de los procesos de automatización. En lugar de seguir un conjunto fijo de reglas, los sistemas pueden adaptarse y optimizarse en respuesta a nuevas situaciones y datos.

Por ejemplo, mediante la IA podríamos crear un sistema que prevea momentos de sobrecarga de un servidor web para una tienda online (rebajas, black friday, estacionalidad…), y que se adelante reservando más recursos propios (memoria RAM, Disco duro, etc.) para evitar caídas de servicio. Todo ello, sin tener que sobredimensionar el servidor, ahorrando por tanto una cantidad importante de dinero al año.

Interacción Natural con el Usuario

Los sistemas de IA posibilitan una interacción más natural entre máquinas y usuarios. En el B2B, esto se refleja en interfaces de usuario más intuitivas y en la automatización de procesos complejos a través de comandos de voz y conversaciones.

A este respecto, un claro ejemplo podría ser cualquiera de los asistentes de voz existentes en el mercado: Alexa, Siri, Google… ¿Cuánto mejorarán de aquí a unos años, cuando la IA esté mejor aplicada en sus algoritmos? Probablemente, el resultado será algo muy próximo a conversaciones igual de naturales que las realizadas entre dos interlocutores humanos.

Herramientas de Inteligencia Artificial y Automatización para B2B:

A la hora de automatizar tareas con inteligencia artificial, contar con las herramientas adecuadas es muy importante, pero no crucial como ya hemos explicado anteriormente. Aquí presentamos diez herramientas esenciales, destacando el papel fundamental de Zapier en este panorama.

1. Zapier:
   • Zapier es un conector universal que permite integrar aplicaciones y automatizar flujos de trabajo sin necesidad de conocimientos de programación. En Caronte Web Studio y yo personalmente, lo utilizamos habitualmente en nuestros clientes, para multitud de tareas. Aquí te dejo el enlace a un post donde hablo de Zapier, qué es, y cómo utilizarlo.
2. UiPath:
   • Especializada en Automatización Robótica de Procesos (RPA), UiPath ofrece soluciones que imitan las acciones humanas para realizar tareas repetitivas. En el B2B, esto se traduce en una eficiencia mejorada en procesos rutinarios.
3. IBM Watson:
   • Watson de IBM es una plataforma de inteligencia artificial que ofrece servicios como análisis predictivo y procesamiento de lenguaje natural. En el contexto B2B, Watson puede aplicarse para tomar decisiones informadas basadas en datos.
4. HubSpot:
   • Con un enfoque en el marketing y la gestión de clientes, HubSpot utiliza la automatización para simplificar las interacciones B2B. Ofrece herramientas como la automatización de correos electrónicos y la puntuación de leads.
5. Salesforce Einstein:
   • Einstein es la solución de inteligencia artificial de Salesforce, diseñada para mejorar la gestión de relaciones con los clientes (CRM). Ofrece análisis predictivos y automatización de procesos para potenciar las estrategias B2B.
6. Google Cloud AI:
   • La plataforma de inteligencia artificial de Google proporciona servicios de machine learning y análisis de datos. En el B2B, esto se traduce en capacidades avanzadas para procesar grandes conjuntos de datos y obtener insights valiosos.
7. Microsoft Power Automate:
   • Anteriormente conocido como Microsoft Flow, Power Automate permite crear flujos de trabajo automatizados entre aplicaciones y servicios. Es una herramienta versátil para la integración de procesos en el entorno B2B.
8. Automation Anywhere:
   • Especializada en RPA, Automation Anywhere ofrece soluciones para automatizar procesos complejos en el ámbito empresarial. Esto es especialmente útil para el B2B, donde la eficiencia operativa es fundamental.
9. Blue Prism:
   • Otra herramienta líder en RPA, Blue Prism facilita la automatización de procesos empresariales, mejorando la productividad y reduciendo errores. En entornos B2B, se destaca por su capacidad para trabajar con sistemas heredados.
10. Oracle AI:
    • Oracle ofrece soluciones de inteligencia artificial que abarcan desde análisis predictivos hasta automatización de procesos. En el B2B, estas herramientas pueden aplicarse para optimizar la toma de decisiones y las operaciones.

Estas diez herramientas representan solo una fracción del abanico de opciones disponibles en el mundo de la inteligencia artificial y la automatización para el ámbito B2B. De hecho, algunas de ellas, ni siquiera las he podido probar. Por ello, a continuación, exploraré en detalle mi preferida: Zapier. Trataré de explicarte cómo esta herramienta revoluciona la automatización y por qué es una opción destacada en este contexto.

Zapier y Automatización de Flujos de Trabajo

Zapier se erige como una herramienta revolucionaria en el ámbito de la automatización empresarial, simplificando la integración entre aplicaciones y permitiendo la creación de flujos de trabajo eficientes. A continuación te cuento algunas de sus bondades.

Cómo Automatizar Tareas Empresariales con Zapier

Zapier permite la automatización de tareas empresariales mediante la creación de «Zaps». Estos Zaps son flujos de trabajo automatizados que conectan aplicaciones y ejecutan acciones específicas en respuesta a eventos predeterminados.

Por ejemplo, la creación automática de registros de clientes cuando se recibe un nuevo formulario. Y esto es solo la punta del iceberg.

Pasos para Configurar Flujos de Trabajo de Automatización con Zapier

Configurar flujos de trabajo en Zapier es un proceso sencillo e intuitivo, y desde hace algún tiempo además, asistido mediante IA. Ahora simplemente debemos escribir en lenguaje natural lo que necesitamos crear, y Zapier traducirá nuestra «orden» en un flujo de trabajo operativo, a falta de algunas configuraciones.

Se puede seleccionar una aplicación de inicio, especificar el evento desencadenante y definir las acciones posteriores. Con una amplia gama de aplicaciones compatibles, Zapier ofrece flexibilidad para adaptarse a diversas necesidades empresariales.

Vamos a hacer un ejercicio: Piensa en una aplicación de tu empresa que quieras conectar con Zapier. ¿Lo tienes? Vale, ahora la duda es, ¿Estará integrada con Zapier? La respuesta el 99% de las veces es un rotundo SÍ, ya que Zapier tiene integración con más de 8.000 aplicaciones (y subiendo).

Mejores Prácticas de Automatización con Zapier

Para aprovechar al máximo Zapier, es esencial seguir algunas mejores prácticas. Esto incluye la revisión regular de Zaps para garantizar su eficacia, la organización de flujos de trabajo en carpetas para una gestión más sencilla y la atención a las actualizaciones de aplicaciones para mantener la compatibilidad.

Además, aconsejo encarecidamente incluir notas descriptivas en el proceso, una especie de «comentarios» al igual que sucede en la programación, que te harán la vida más fácil a la hora de revisar tus zaps en el futuro. Sí, cuando no te acuerdes de qué hace cada uno, y te toque revisarlos.

Inteligencia Artificial en Zapier: La Clave de Todo

La inteligencia artificial desempeña un papel clave en la funcionalidad avanzada de Zapier. Con la capacidad de aprender de los patrones y adaptarse a nuevas situaciones, Zapier aprovecha la inteligencia artificial para mejorar la precisión y eficiencia en la ejecución de flujos de trabajo automatizados.

Zapier está integrado con multitud de herramientas de IA, desde las más famosas como Chat GPT, hasta algunas de las que no has oído hablar todavía. Por ello, podemos incluirlas en nuestros flujos de trabajo, tanto para generar textos y contenidos, como para analizar y procesar información de manera avanzada.

Como siempre digo, con Zapier y la IA, la imaginación es el límite, y no solo hablo de automatizar tareas con inteligencia artificial. Y como el artículo me está quedando ya muy largo, abordaré en detalle y con ejemplos de flujos de trabajo en Zapier en una próxima entrega si os parece interesante. Creo que también desarrollaré un artículo en profundidad sobre Zapier, si veo que hay interés. ¡Os leo en comentarios y gracias por haber llegado hasta aquí!