Publicado el 19 abril, 2024 por Jon Rivas.  / Sin comentarios

¿No has oído hablar de Zapier todavía? ¿Quizás te han hablado por encima de Zapier y quieres saber más? En mi artículo «Zapier, qué es y cómo funciona«, te voy a presentar este increíble software en la nube, que facilita la automatización de tareas para empresas, para que averigües cómo puede ayudarte en tu día a día.

Se trata de una primera aproximación muy completa, que puede que extienda y aborde en una mayor profundidad en futuros artículos, en función del interés que suscite entre nuestros lectores. Así que si, una vez leído este artículo sobre qué es Zapier, quieres conocer los trucos más avanzados, solo tienes que pedírmelo en cometarios. ¿Comenzamos?

Primeros pasos en Zapier: Preguntas frecuentes

Zapier es una herramienta que podríamos calificar de complejidad media: La curva de aprendizaje no es excesivamente elevada, y desde casi el principio se pueden crear automatizaciones productivas sin necesidad de grandes esfuerzos. Eso sí, la clave de todo es su dimensión: Nunca dejarás de aprender sobre Zapier, ya que su amplísima funcionalidad se amplía día a día, y nunca llegaremos a abarcar el 100% de la herramienta.

Para ahorrarte incluso algo más de tiempo en ese aprendizaje inicial, donde quizás el primer impacto de la herramienta Zapier no sea excesivamente amigable si no se ha trabajado previamente con herramientas similares, a continuación paso a contestarte las preguntas más frecuentes.

Zapier: ¿Qué es y por qué deberías tenerlo en tu radar?

Zapier, qué es: Es una poderosa plataforma de automatización que ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan sus flujos de trabajo. Con Zapier, puedes integrar fácilmente diferentes aplicaciones y herramientas populares sin necesidad de conocimientos técnicos profundos. Esto significa que puedes crear «zaps» (así es como han bautizado a los flujos de trabajo) para automatizar tareas repetitivas y optimizar tu productividad sin perder tiempo en procesos manuales.

Por mi experiencia y desde hace ya algunos años, Zapier es una herramienta imprescindible para cualquier empresa que busque maximizar la eficiencia y la efectividad en su trabajo diario. Su capacidad para conectar diversas aplicaciones mediante los citados «zaps» no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la coherencia y la precisión en los procesos comerciales.

¿Cómo funciona Zapier?

Zapier, cómo funciona: Todo se basa en la creación de «zaps» (ya te he hablado de ellos arriba), que básicamente son flujos de trabajo automatizados que conectan dos aplicaciones para realizar una acción específica, cuando se cumple un desencadenante predefinido. A ese desencadenante le llamamos «trigger«, y yo los entiendo como ese gatito agazapado detrás del sofá, acechando, esperando a que pases para lanzarse a tu pie y comenzar un juego de pelea.

Por ejemplo, podrías configurar un «zap» que automáticamente publique tus nuevos productos en tu perfil profesional de Instagram, tan pronto como los añadas a tu tienda online desarrollada en Prestashop.

Cómo funciona Zapier, explicado en un ejemplo sencillo:

• Primero, seleccionas las aplicaciones que deseas conectar, como Gmail, Shopify o Twitter.
• Luego, eliges un evento desencadenante (trigger), como recibir un nuevo correo electrónico o un nuevo pedido en la tienda online.
• A continuación, defines la acción que deseas que ocurra en otra aplicación en respuesta a ese evento, como por ejemplo enviar un correo electrónico de agradecimiento.

Y esto es solo un ejemplo muy, pero que muy sencillo.

¿Para qué sirve Zapier?

Para muchas cosas. Más adelante en este artículo hablaremos sobre diversos ejemplos, pero de manera general, Zapier sirve para automatizar tareas, aumentar la productividad en los procesos, y para integrar fácilmente plataformas y aplicaciones en un mismo flujo de trabajo.

Hablando en términos más sencillos, con Zapier conseguimos una especie de «milagro»: Qua diversas aplicaciones y softwares que nada tienen que ver entre ellos y que ni siquiera se conocen, puedan entablar una conversación amigable y colaborar juntos.

¿Zapier es gratis?

Si, Zapier es gratis. Aunque mejor dicho, es «freemium»: Zapier puede comenzar a utilizarse de manera gratuita, pero pronto descubrirás que, para funcionalidades avanzadas, o incluso para conectar ciertas aplicaciones avanzadas, necesitarás un plan de pago. Los planes arrancan desde los 20 dólares al mes, y tienen un límite de uso al mes, a menudo medido por las «actions» o el número de acciones llevadas a cabo por la suma de todos tus «zaps».

Glosario Zapier, todos los términos que debes conocer

Workflow: Flujo de trabajo

La “Hoja de ruta” o instrucciones que le daremos a Zapier, para que sepa exactamente qué es lo que tiene que hacer

Apps: Aplicaciones / Servicios

Cada aplicación, API, Servicio Web, Herramienta, Red Social o utilidad propia de Zapier que podemos integrar como parte de nuestro Workflow

Trigger: Disparadores o desencadenadores

Zapier espera pacientemente a que se “dispare” un trigger, para poner en marcha el Workflow. Ejemplos:
“Cuando haya un nuevo artículo en mi blog”, “Cuando alguien nuevo me siga en Twitter”, “Cuando alguien rellene un formulario de contacto en mi web”…

Filters & Conditions

Condicionales que se evalúan antes de disparar el trigger. Si se cumplen, se produce el disparo.

Actions / Tasks

Lo que va a ocurrir, una vez se haya producido el disparo. Las posibilidades son casi infinitas.

Data / Información

Los datos que se van a transmitir durante todo el Workflow. Es decir, la información.

Zap

Un Zap solo puede tener un trigger, pero puede tener varias acciones, creando todo un Workflow a partir de un mismo desencadenante.

SubZap

Una especie de plantilla de  Zap, que podremos reutilizar en cualquier ZAP, para no tener que estar repitiendo las programaciones más de una vez.

Path / Camino o Ruta

En Zapier podemos crear diversos caminos o rutas por las que activar unas u otras opciones, en función de un filtro que establezcamos. Eso es un “Path”. 

Ejemplo: Si el lead introduce su teléfono en el formulario de contacto, me introduces un evento en mi Google Calendar para recordarme que le llame. Si no, sólo mándame un mail para informarme.

Formatter / Formateador

Una aplicación nativa de Zapier, para recoger datos (textos, números, fechas) y darles el formato deseado.

Ejemplo: Si en un formulario de Facebook el usuario puede introducir un campo libre de escritura para señalar su provincia, podemos forzar todos los textos a minúsculas.

Delay / Espera o Demora

Podemos establecer “delays” o tiempos de demora entre que se dispara un trigger, hasta que se realiza una acción.

Ejemplo: Esperar 10 minutos desde que un carrito de compra ha sido abandonado, para enviar un correo automatizado al cliente.

Cómo usar Zapier en el día a día para una empresa

Conectar apps con Zapier

Para integrar Zapier en el día a día de nuestra empresa, empezamos por identificar las tareas que consumen más tiempo y que podrían automatizarse. Aquellas tareas anodinas, repetitivas, y que no requieran de una decisión continuada, son las que más probablemente podamos automatizar.

Es esencial comprender cómo usar Zapier para conectar aplicaciones clave y optimizar nuestro flujo de trabajo. Por ejemplo, podemos vincular nuestra plataforma de ventas con nuestra herramienta de gestión de correo electrónico utilizando Zapier. Así, cada vez que se realice una nueva venta, automáticamente se añadirá la información del cliente a nuestra lista de contactos, ahorrándonos tiempo y asegurando una comunicación más eficiente.

Una vez que comprendemos cómo se usa Zapier, podemos explorar aún más sus capacidades conectando más aplicaciones relevantes para nuestras operaciones diarias.

Ten en cuenta que, según el propio Zapier, ya cuenta con integración nativa con más de 6.000 apps. Pero además, yo te voy a contar un pequeño secreto: Existen aún más integraciones que no se han hecho públicas, con ERPs, CRMs y otro tipo de aplicaciones, que se encuentran en fase beta. Es decir, si no ves la app que quieres integrar en la lista «oficial» de Zapier, no te preocupes y pregunta directamente al desarrollador de tu software, si cuentan o no con integración directa.

Si necesitas ayuda con este punto, yo te echo un cable en mi web personal, ya que doy formaciones personalizadas de Zapier, adaptadas a cualquier nivel.

Automatizar publicaciones en redes sociales con Zapier

Para automatizar las publicaciones en redes sociales con Zapier, primero selecciono las aplicaciones de redes sociales que utilizo habitualmente, como X (Twitter), Facebook, Instagram y LinkedIn. Luego, configuro un «zap» que se active cuando publico un nuevo artículo en nuestro blog, por ejemplo. Conecto el blog (realizado en WordPress, aunque vale cualquier tecnología o CMS web) y nuestras cuentas de redes sociales, estableciendo la acción para que se publique automáticamente un enlace al nuevo artículo en todas nuestras plataformas sociales. Esta integración nos permite ahorrar tiempo y asegurarnos de que nuestro contenido llegue a nuestra audiencia en múltiples canales de manera oportuna.

Automatizar redes sociales con Zapier es una forma eficaz de mantener una presencia constante en el canal online sin necesidad de estar constantemente monitoreando y publicando manualmente. Además, podemos aprovechar características adicionales, como la programación de publicaciones en momentos óptimos para nuestro público objetivo, lo que aumenta la visibilidad y el compromiso con nuestras publicaciones en las redes sociales.

Lead nurturing & scoring con Zapier

Para automatizar el lead nurturing y scoring con Zapier, primero identifico las aplicaciones que utilizamos para gestionar nuestros leads, como nuestro CRM y nuestra plataforma de correo electrónico. Luego, configuro un «zap» que se active cuando un lead cumpla ciertos criterios de interés, como visitar páginas clave en nuestro sitio web o abrir varios correos electrónicos. Conecto estas aplicaciones para que el lead automáticamente se mueva a diferentes segmentos de nuestra lista de correo o se asigne una puntuación basada en su nivel de compromiso.

Automatizar el lead nurturing y scoring con Zapier nos permite mantenernos ágiles en nuestra estrategia de marketing y ventas, asegurando que los leads reciban la atención adecuada en el momento adecuado. Y esa es la obsesión: Identificar a la perfección el estado de cada lead, para que, en caso de que esté en disposición de comprar, le llegue el mensaje oportunio.

Por ejemplo, podemos establecer reglas para que los leads altamente comprometidos se pasen automáticamente al equipo de ventas, mientras que aquellos que necesitan más «cariño» se mantengan en una secuencia de correos electrónicos específica. Esta automatización nos ayuda a optimizar nuestro proceso de ventas, identificando y priorizando los leads más prometedores para maximizar nuestro potencial de conversión.

Ejemplos de automatizaciones con Zapier

Integración de formularios y CRM Holded

Para integrar formularios y CRM Holded con Zapier, primero selecciono la aplicación de formularios que estamos utilizando, como Google Forms o Typeform, y nuestro CRM Holded. Luego, configuro un «zap» que se active cada vez que se envíe un nuevo formulario, de modo que los datos del formulario se transfieran automáticamente a nuestro CRM. Esta integración nos permite capturar leads y otra información importante directamente desde nuestros formularios en línea y asegurar su seguimiento eficiente dentro de nuestro sistema de gestión de clientes Holded.

Formularios de contacto web a base de datos con Zapier

Para integrar formularios de contacto web a una base de datos con Zapier, primero elijo la aplicación de formularios web que estamos utilizando, como WordPress o Prestashop. Dentro de WordPress, pro ejemplo, lo he probado con los plugins Ninja Forms y Contact form 7. Antiguamente también con el Caldera forms, pero es un proyecto ya abandonado.

Luego, configuro un «zap» que se active cada vez que se envíe un nuevo formulario de contacto, para que los datos ingresados se transfieran automáticamente a nuestra base de datos a través de Zapier. La base de datos puede ser Maria DB, Oracle, MySQL… y un sin fin de posibilidades.

Mail marketing con Mailchimp

Para integrar el mail marketing con Mailchimp utilizando Zapier, primero selecciono la aplicación de mail marketing que estamos utilizando, como Sendinblue o Hubspot, y nuestra cuenta de Mailchimp. Luego, configuro un «zap» que se active cada vez que se añada un nuevo contacto a nuestra lista de correo, para que automáticamente se agregue a la lista correspondiente en Mailchimp. A partir de aquí, solo la imaginación es el límite, puesto que mediante condicionales y paths, puedo crear complejísimos árboles de posibilidades para que a cada lead le llegue un mail personalizado, en el momento adecuado.

Meta lead ads & Google Ads y Google Sheets

Una de las integraciones más habituales es esta: Conseguir que las respuestas a los formularios automáticos de Google Ads, Meta Ads, o Tik Tok ads, se inserten automáticamente en una hoja de excel (una nueva línea por cada lead), o en una base de datos, o en el CRM que me apetezca.

Esto para mí es básico, ya que ahorra muchísimo tiempo de gestiones innecesarias. ¡Nunca más te hará falta entrar en el Business Manager de Meta para descargarte los excels que contienen las respuestas a los formularios automáticos! Y no sé a ti, pero a mi eso me consumía bastante tiempo.

Cada uno de los servicios de Ads que he mencionado cuenta con integración propia en Zapier, siendo extremadamente sencillo realizar un «zap» con ellas. Te animo a que lo pruebes hoy mismo.

Recuperación de carritos abandonados en tiendas online con Zapier

Yo suelo evitarme el pago de un plugin profesional de recuperación de carritos abandonados en una tienda online realizada con Woocommerce o Prestashop, gracias a Zapier. Simplemente me creo un «zap» que me avise cuando hay un carrito abandonado en la tienda, y si el cliente ha dejado el mail, configuro una serie de envíos durante 24 horas, para recordarle que ha dejado productos en su carrito, y así pueda terminar su compra.

No es la panacea, pero siempre se recuperan algunos pedidos. Y es completamente gratis.

Automatización de facturación con Zapier

He llegado a ver auténticas barbaridades con este tema de automatizar la facturación con Zapier, de gente que ha investigado mucho sobre este tema. Solo te voy a poner un ejemplo: Al llegar el día 1 del mes, mediante un «zap» puedo ejecutar la creación de facturas recurrentes, guardado automático de la misma en un Google Sheet y en una carpeta de Google Drive con el nombre del cliente, envío automático por mail al cliente, e incluso preparar la remesa del banco para hacer el cobro automático.

Alternativas a Zapier

No te voy a engañar, existen otros softwares que pueden hacer cosas similares a Zapier. Yo personalmente solo he podido probar una, llamada «IFTTT» (si, la verdad es que los de marketing no pensaron muy bien el nombre), así que te hablaré brevemente de las diferencias entre ambas soluciones a continuación.

Zapier Vs Ifttt

Al comparar Zapier y IFTTT, ambas plataformas ofrecen soluciones de automatización, pero difieren en sus enfoques y capacidades. Zapier se destaca por su capacidad para integrar una amplia gama de aplicaciones y servicios, proporcionando una mayor flexibilidad y personalización en los flujos de trabajo automatizados. Por otro lado, IFTTT se centra más en la automatización del hogar y la integración con dispositivos inteligentes, ofreciendo una experiencia más orientada al consumidor.

Ventajas de IFTTT:

1. Enfoque intuitivo y fácil de usar, especialmente para usuarios no técnicos.
2. Integración con una amplia variedad de dispositivos inteligentes para automatización del hogar.
3. Funciones específicas para el consumidor, como recetas predefinidas para acciones comunes en línea y fuera de línea.

Desventajas de IFTTT:

1. Limitaciones en la personalización y complejidad de los flujos de trabajo automatizados en comparación con Zapier.
2. Menos opciones de integración con aplicaciones y servicios empresariales.
3. Enfoque más limitado en comparación con Zapier, lo que puede no satisfacer las necesidades de empresas o usuarios avanzados en términos de automatización y productividad.

Y esto es solo el principio…

Ya te hablé hace poco en este mismo blog sobre combinar la Inteligencia artificial junto a Zapier, y solo «arañé» la superficie de esta temática. Como te decía al comienzo de este artículo, «Zapier, qué es y cómo funciona», si quieres saber más y profundizar en la material, solo tienes que pedírmelo en comentarios.

¡Espero que hayas disfrutado del artículo y gracias por llegar hasta el final!